Privacybeleid

1. Wie wij zijn

BrikPlan is een dienst van Habex Sven BV. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en de applicatie worden verwerkt.

• Onderneming: Habex Sven BV
• Ondernemingsnummer: 1014.245.559 (btw BE 1014.245.559)
• Adres: Sint-Landradastraat 4/11, 3740 Bilzen-Hoeselt, België
• E-mail: [email protected]

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor een organisatie van onze omvang en met dit soort verwerkingen is dat niet verplicht. Vragen over privacy komen dus rechtstreeks bij ons terecht, op het adres hierboven.

2. Waarvoor dit beleid geldt

Dit beleid geldt voor brikplan.com, de website waarop je dit leest, en voor app.brikplan.com, de applicatie waarin je je projecten beheert, inclusief de aanmeldomgeving op auth.brikplan.com.

Het geldt niet voor websites van derden waarnaar we linken, en niet voor wat je architect, je aannemer of andere partijen buiten BrikPlan met je gegevens doen.

3. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen wat de dienst nodig heeft om te werken.

• Accountgegevens: je e-mailadres, je voornaam en je achternaam. Je wachtwoord wordt beheerd door onze aanmeldserver en daar alleen als versleutelde hash bewaard. Wij kunnen het niet zien en niet opvragen.
• Projectgegevens: de naam, het adres, het type en de verwachte startdatum van je bouw- of renovatieproject.
• Budgetgegevens: de rubrieken en posten in je budget, geraamde bedragen, offertes, facturen, btw-percentages en de status van elke post.
• Documenten: de offertes, facturen en andere bestanden die je uploadt, met alles wat erin staat.
• Teamgegevens: de e-mailadressen van de mensen die je uitnodigt, hun rol in het project en de status van hun uitnodiging. Van de uitnodigingslink bewaren we alleen een hash, nooit de link zelf.
• Technische gegevens: je IP-adres, het tijdstip en het type van je verzoeken, en foutmeldingen. Die komen in onze serverlogs terecht en dienen om de dienst draaiende te houden, misbruik te beperken en storingen op te lossen.
• Voorkeuren: je taalkeuze, je keuze voor het lichte of donkere thema, en welke uitlegschermen je al gezien hebt.

We verwerken geen betaalgegevens: BrikPlan is vandaag gratis en er is geen betaalprovider aan de applicatie gekoppeld. We vragen ook niet naar bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheids- of biometrische gegevens. Je hebt ze niet nodig om BrikPlan te gebruiken.

4. Gegevens over andere mensen die je toevoegt

In een bouwdossier zitten bijna altijd gegevens van anderen: de naam van je aannemer op een factuur, het e-mailadres van je architect, soms een bouwadres dat ook iemands thuisadres is.

Zet je die gegevens in BrikPlan, dan verwerken wij ze om het project te tonen aan jou en aan de mensen met wie je het deelt. Voor iets anders gebruiken we ze niet. Jij blijft wel verantwoordelijk voor wat je uploadt: zet er niet meer persoonsgegevens in dan nodig, en deel een project alleen met mensen die het mogen zien.

Ben je zelf in BrikPlan terechtgekomen omdat iemand je uitnodigde, of omdat je naam op een geüpload document staat? Dan gelden dezelfde rechten uit dit beleid ook voor jou. Mail ons op [email protected].

5. Waarom we je gegevens verwerken en op welke grondslag

De GDPR vraagt voor elke verwerking een rechtsgrond. Dit zijn de onze.

• Je account aanmaken en je aanmelden: noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou (artikel 6.1.b GDPR).
• Je projecten, budgetten en documenten bewaren en tonen: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b).
• Verificatie- en uitnodigingsmails versturen: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b).
• Offertes en facturen automatisch laten uitlezen: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b). Het uitlezen hoort bij het uploaden van een offerte of factuur en gebeurt automatisch.
• De dienst beveiligen, misbruik en overbelasting tegengaan, storingen oplossen: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f): een werkende en veilige dienst voor iedereen die ze gebruikt.
• Een verwijderd account 30 dagen kunnen herstellen: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f): voorkomen dat je door één verkeerde klik alles kwijt bent.
• Bezoekcijfers van deze website meten: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f): weten of onze website werkt, zonder je te volgen.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen: wettelijke verplichting (artikel 6.1.c), bijvoorbeeld wanneer we moeten antwoorden op een rechtmatig verzoek van een bevoegde overheid.

6. Cookies en lokale opslag

We gebruiken geen advertentiecookies, geen trackingcookies en geen cookies van sociale netwerken. Daarom zie je ook geen cookiebanner: alles wat we plaatsen is strikt noodzakelijk of bevat geen persoonsgegevens.

• Op deze website: we meten bezoeken met Cloudflare Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder een unieke identificator per bezoeker. We zien hoeveel mensen welke pagina bekijken, niet wie je bent en niet waar je daarna heen gaat. Je themakeuze bewaren we in de lokale opslag van je browser; die verlaat je toestel niet.
• In de applicatie: je aanmeldsessie werkt met cookies van onze eigen aanmeldserver op auth.brikplan.com en met tokens in de sessieopslag van je browsertabblad. Die tokens verdwijnen zodra je het tabblad sluit. Ze zijn strikt noodzakelijk om je aangemeld te houden.

7. Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en we delen ze niet met adverteerders. We werken wel met een klein aantal leveranciers die als verwerker voor ons optreden. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst, en ze mogen je gegevens uitsluitend gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.

Verder delen we je gegevens alleen met de andere leden van je eigen project, zoals jij ze uitnodigt, en met een bevoegde overheid wanneer de wet ons daartoe verplicht.

8. Documenten die door AI worden uitgelezen

Upload je een offerte of factuur, dan leest BrikPlan het document meteen uit: leverancier, datum, omschrijving, bedrag en btw-percentage worden voor je in het formulier gezet. Dat gebeurt bij elke upload, automatisch, zonder dat je er zelf iets voor doet.

Voor het inlezen van een volledige budgetstructuur werkt het anders: daar open je zelf het importvenster en klik je op de knop om het document te laten lezen.

Daarvoor sturen we de tekst van het document, of bij een gescand document een afbeelding ervan, naar Anthropic, de maker van het Claude-model. Anthropic verwerkt dat als onze verwerker, uitsluitend om het antwoord terug te geven. De inhoud van je documenten wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Het resultaat is een voorstel, geen beslissing. De uitgelezen velden komen in een formulier dat jij nakijkt, aanpast en bevestigt. Er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen in de zin van artikel 22 GDPR.

Het uitlezen hoort bij het uploaden van een offerte of factuur en kan niet apart uitgezet worden. Wil je een document niet door AI laten lezen, upload het dan niet en vul de velden zelf in.

9. Doorgifte buiten de EER

Je projectgegevens, je documenten en onze back-ups blijven binnen de Europese Economische Ruimte: de server staat in Duitsland en de documentopslag is vastgezet op de EU-jurisdictie van onze opslagleverancier.

Twee verwerkingen verlaten de EER: het uitlezen van documenten door Anthropic en het versturen van e-mail door Resend, allebei in de Verenigde Staten. Voor die doorgiften steunen we op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie uit de verwerkersovereenkomst met die leveranciers, samen met technische maatregelen zoals versleuteld transport.

Cloudflare beveiligt en versnelt het verkeer naar onze domeinen via een wereldwijd netwerk. Daarbij kan verkeer buiten de EER passeren. Ook daarvoor gelden de modelcontractbepalingen.

10. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Zolang je account bestaat: je account-, project-, budget- en documentgegevens blijven bewaard zolang je je account gebruikt. Jij bepaalt wanneer daar een eind aan komt.
• Na een verwijderingsverzoek: we deactiveren je account meteen en verwijderen je gegevens definitief na 30 dagen. Zie de volgende sectie.
• Back-ups: we maken dagelijks een versleutelde back-up en houden de laatste 7 dagelijkse, 4 wekelijkse en 6 maandelijkse versies bij. Verwijderde gegevens verdwijnen daardoor uiterlijk zes maanden na de verwijdering ook uit de back-ups.
• Serverlogs: logs met technische gegevens zoals IP-adressen bewaren we niet langer dan 90 dagen.
• Uitnodigingen: een uitnodiging die niet aanvaard wordt, vervalt en verdwijnt samen met het project.
• Wettelijke bewaarplicht: verplicht de wet ons bepaalde gegevens langer bij te houden, dan doen we dat zolang de wet vraagt en niet langer.

11. Je account verwijderen en je gegevens exporteren

Je verwijdert je account zelf, in je accountinstellingen in de applicatie. Wat er dan gebeurt:

• Meteen: je account wordt gedeactiveerd, je kan niet meer aanmelden en je gegevens zijn niet langer zichtbaar in de applicatie.
• Binnen 30 dagen: je kan de verwijdering nog ongedaan maken door ons te mailen op [email protected]. Die bedenktijd bestaat zodat één verkeerde klik je niet alles kost.
• Na 30 dagen: je account en je persoonsgegevens worden definitief verwijderd uit onze systemen, ook bij onze aanmeldserver en in de documentopslag. Uit de back-ups verdwijnen ze uiterlijk zes maanden na de verwijdering.

Je kan op elk moment een export van al je gegevens aanvragen, ook in je accountinstellingen. Je krijgt een bestand met je accountgegevens, je projecten, je budgetten en je documenten, in een gangbaar en machineleesbaar formaat.

Zit je in een gedeeld project, dan blijft dat project bestaan voor de andere leden. Wat jij toevoegde en wat het budget mee bepaalt, zoals een factuur, blijft in het project staan maar wordt losgekoppeld van jouw persoon.

12. Hoe we je gegevens beveiligen

• Versleuteld verkeer: al het verkeer van en naar BrikPlan loopt over HTTPS.
• Gescheiden aanmelding: wachtwoorden worden beheerd door een aparte aanmeldserver en alleen als hash bewaard.
• Toegang per project: wie wat mag zien of wijzigen, wordt per project en per rol afgedwongen door de server, niet alleen door de interface.
• Afgeschermde documenten: geüploade bestanden staan in een private opslag en zijn alleen bereikbaar via tijdelijke links die na enkele minuten vervallen.
• Versleutelde back-ups: back-ups worden versleuteld voor ze onze server verlaten.
• Beperkte toegang: alleen wie de dienst draaiende houdt, kan bij de productieomgeving.

Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Vermoed je dat er iets mis is met je account, of ontdek je een kwetsbaarheid, laat het ons dan weten op [email protected]. Bij een datalek met een hoog risico voor jou brengen we je persoonlijk op de hoogte, en melden we het lek binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

13. Je rechten

Onder de GDPR heb je de rechten hieronder. Je oefent ze allemaal uit door te mailen naar [email protected]. Voor inzage, verbetering, export en verwijdering gaat het meestal sneller via je accountinstellingen.

• Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben en er een kopie van krijgen.
• Verbetering: klopt er iets niet, dan pas je het aan of laat je het ons aanpassen.
• Verwijdering: je mag vragen om je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: je mag vragen om je gegevens tijdelijk te bevriezen, bijvoorbeeld terwijl we een betwisting uitzoeken.
• Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een machineleesbaar formaat krijgen en meenemen naar een andere dienst.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang steunen. We stoppen ermee tenzij we dwingende gronden hebben die zwaarder wegen.
• Toestemming intrekken: waar we ons op je toestemming baseren, trek je die op elk moment weer in. Wat daarvoor al gebeurde, blijft rechtsgeldig.
• Geen geautomatiseerde besluitvorming: we nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

We antwoorden binnen één maand. Is je verzoek uitzonderlijk complex, dan laten we je binnen die maand weten dat we er tot twee maanden langer over doen. Doe je verzoek vanaf het e-mailadres van je account, dan weten we zeker dat jij het bent.

Je rechten uitoefenen is gratis.

14. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten op [email protected]. We lossen het liever zelf op.

Je hebt daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de toezichthouder:

• Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 2 274 48 00
• E-mail: [email protected]
• Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be

Woon je in een andere lidstaat van de EU, dan kan je ook bij de toezichthouder van je eigen land terecht.

15. Wijzigingen aan dit beleid

Verandert er iets aan hoe we met je gegevens omgaan, bijvoorbeeld omdat we met een nieuwe leverancier werken, dan passen we dit beleid aan en verandert de datum bovenaan. Gaat het om een wijziging die je echt aanbelangt, dan brengen we je vooraf op de hoogte via e-mail of via een bericht in de applicatie.

16. Contact

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail [email protected] en we antwoorden zo snel mogelijk.

Habex Sven BV, Sint-Landradastraat 4/11, 3740 Bilzen-Hoeselt, België.